Zgodnie z treścią przepisów regulujących ustawę o VAT, przedsiębiorcy nie mają możliwości anulowania wystawionej faktury, mogą jedynie dokonać jej korekty. W rzeczywistości jednak organy podatkowe dopuszczają stosowanie takiego rozwiązania. Przedsiębiorca, który zechce anulować fakturę, musi spełnić kilka określonych warunków. Jakich? O tym już za chwilę.
Anulowanie wystawionej faktury – czy jest to możliwe?
To pytanie z pewnością zadaje sobie wielu młodych i niedoświadczonych przedsiębiorców. O czym wspominaliśmy na samym wstępie, osoba prowadząca własną działalność gospodarczą, chcąca unieważnić wystawioną wcześniej fakturę będzie musiała spełnić dwa warunki.
W tym konkretnym przypadku warto wiedzieć o tym, że anulowanie wystawionej faktury jest możliwe wyłącznie w sytuacji, kiedy sporządzony dokument poświadcza czynność niedokonaną. Oczywiście pod warunkiem, że faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i nie znajduje się już w posiadaniu klienta. Przedsiębiorca musi dysponować dwoma egzemplarzami dokumentu - zarówno oryginałem, jak i jego kopią.
Czynność niedokonana odnosi się do powstania transakcji, która w ogóle nie doszła do skutku, co bardzo często zdarza się podczas sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Dla przykładu sprzedawca wysyła do klienta zamówiony towar wraz z fakturą, lecz odbiorca nie odbiera nadanej przesyłki, co z kolei jest równoznaczne z brakiem zapłaty za towar. Efektem tego, jest powrót nadanej przesyłki wraz z fakturą ponownie do rąk sprzedawcy. Faktura VAT nie dotarła do klienta, w wyniku czego nie doszło do sprzedaży, a tym samym powstania obowiązku podatkowego. Dzięki czemu możliwe jest jej bezpieczne anulowanie.
Jak w sposób prawidłowy anulować fakturę?
Wbrew ogólnie panującym przekonaniom anulowanie faktury, nie jest tak skomplikowanym zadaniem, jakby mogło nam się wszystkim wydawać. Zatem jak to wygląda w praktyce?
Proces anulowania wystawionej faktury polega na przekreśleniu nie tylko oryginału faktury, ale także i jej kopii, co uniemożliwi ich ponowne wykorzystanie. Dodatkowo dokumenty te powinny zostać zaopatrzone stosownym oświadczeniem, z którego wynikać będzie, że faktury zostały anulowane w dniu np. 06.06.2020 r. W niektórych sytuacjach warto także opisać faktyczny powód anulowania faktury. Ponadto na oświadczeniu powinien znaleźć się czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za sporządzanie tych dokumentów. Anulowane faktury należy przechowywać wraz z innymi fakturami sprzedażowymi. Dzięki temu zostanie zachowana należyta ciągłość numeracji. Niemniej jednak warto wiedzieć o tym, że anulowane faktury nie podlegają ewidencji.
Anulowanie wystawionej faktury a korekta VAT
Co w sytuacji, kiedy anulowana przez nas faktura wcześniej została ujęta w formularzu VAT za dany okres rozliczeniowy? W tym konkretnym przypadku podatnikowi przysługuje prawo do złożenia stosownej korekty deklaracji VAT, co wiąże się z jednoczesnym skorygowaniem wysokości podatku VAT.