Naukowcy to wymagający klienci. Ludzie inteligentni wiedzący czego chcą. Zorganizowanie dla nich spotkania jest wielkim wyzwaniem. I nie lada przeszkody mogą czaić się na kogoś, kto podejmie się organizacji konferencji naukowej.
Jeśli ktoś wie jak zorganizować konferencję naukową powinien czuć się bezpiecznie w roli organizatora. Najważniejszym punktem jest sala. Od obiektów wymaga się by były dobrze zorganizowane i miały pełne zaplecze. Nie tylko gastronomiczne.
Zwykle sale konferencyjne przeznaczone na sympozja naukowe muszą mieć dobrze zorganizowaną stronę zaplecza multimedialnego. Sala musi być właściwie nagłośniona i posiadać wszystkie potrzebne instalacje. Bezwzględnym minimum jest sieć WiFi. Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do istnienia wspomagania IT. Bez tego trudno sobie wyobrazić dobrze przygotowaną konferencję naukową. Komputery, laptopy, rzutniki, to wszystko składa się na pojedyncze ogniwa w łańcuchu dobrej organizacji sympozjum naukowego.
Wsparcie nowoczesnej techniki jest niezastąpione.
Jednak jak zorganizować konferencję nie każdy odważy się powiedzieć. Nie każdy przecież ma takie doświadczenia. Jak na wszystkim i na tym trzeba się znać. Trzeba wybrać właściwy obiekt.
Sala powinna mieć właściwą objętość. Uzależnione jest to od ilości zaproszonych gości i prelegentów. Jeśli spotkanie ma trwać co najmniej dwa dni, bezwzględnie potrzebna jest jeszcze baza hotelowa. Zaproszeni goście i wykładowcy muszą przecież gdzieś się przespać. Nie będą szukać hotelu na mieście. To bez sensu. Wszystko w jednym miejscu.
Jeszcze trudniej odpowiedzieć na pytanie, jak zorganizować konferencję naukową. Ludzie nauki bywają wymagający. Poza tym to tacy sami obywatele jak wszyscy inni. Potrzebuję wygodnego łóżka. Smacznej i dostatniej kuchni. Odpowiednio zaopatrzonego barku. I z pewnością rozrywki na wieczór.
warto też pomyśleć o zajęciach integracyjnych na spotykających się tam ludzi. Poza sprawami zawodowymi każdy ma przecież potrzebę od poczęcia i zrelaksowania się w grupie przyjaciół lub samotnie. Trzeba mieć na uwadze różne upodobania.
Wracając do lokalu. Na potrzeby konferencji wymagane jest też specjalne wyposażenie.