Dane to w dzisiejszych czasach jeden z najcenniejszych i najbardziej strzeżonych zasobów. W jaki sposób zadbać o nie w firmie? Bez względu na to, czy przechowywane są w postaci papierowej, czy też na wewnętrznych serwerach, ważne jest odpowiednie przygotowanie pomieszczenia.
Ważny mikroklimat
Stęchłe powietrze i rozpadające się w rękach teczki? To koszmar każdego, kto miał kiedykolwiek do czynienia z papierowym archiwum. Niewłaściwy mikroklimat podczas przechowywania może doprowadzić do poważnych szkód dużo szybciej, niż się wydaje. Także cyfrowe archiwa, na które przechodzi coraz więcej firm, nie są wolne od tego ryzyka. Gdy firma posiada własne serwery, niedostępne z zewnątrz nie tylko online, ale także fizycznie – ważne jest optymalne zabezpieczenie serwerowni. Zbyt wysoka temperatura lub duża wilgotność powietrza mogą uszkodzić urządzenia i doprowadzić do utraty danych. Dlatego na precyzyjnie sterowanej i niezawodnej klimatyzacji przy żadnym sposobie przechowywania informacji nie wolno oszczędzać.
Kontrola dostępu do pomieszczenia
Innym aspektem zabezpieczenia zgromadzonych informacji jest kontrola dostępu, by nikt niepowołany nie zrobił z nich użytku. Poufne dane dotyczące klientów i umów, patenty i wzory, dane pracowników – to wszystko wymaga ścisłej kontroli. Do archiwum i serwerowni ma dostęp tylko kilka osób – takich, które mają odpowiednie kwalifikacje, są przeszkolone, podpisały klauzule poufności i które potrzebują korzystać z zawartości tych pomieszczeń lub są odpowiedzialne za ich stan. Do ścisłej kontroli dostępu do pomieszczeń i sejfów warto zastosować w firmie system klucza master key. Pozwala on przydzielać różne poziomy dostępu za pomocą pogrupowanych lub indywidualnych kluczy. Klucz generalny, otwierający wszystkie drzwi i umożliwiający działanie pozostałych kluczy, ma tylko osoba (lub osoby) najwyżej w hierarchii. Pracownicy IT jako jedyni mają klucze otwierające serwerownię. Z kolei pomieszczenia biurowe czy fabryczne otwierają – mający po jednym kluczu dopasowanym do dowolnej liczby drzwi, do których mają mieć dostęp – kierownicy poszczególnych działów i samodzielni pracownicy. W ten sposób nie ma żadnej możliwości, by ktokolwiek nieuprawniony dostał się do miejsca przechowywania cennych informacji.