Chcąc odliczyć wydatki poniesione w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej w UK, musimy mieć pewność, że były one niezbędne do wykonywania pracy. Prawo określa ściśle, co może zostać odliczone. Urząd skarbowy HMRC może zweryfikować wydatki i uznać, że należy je opodatkować.
Co można uznać za koszty uzyskania przychodu?
Prowadząc spółkę LTD, zgodnie z prawem, można wliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki, ponoszone w związku z prowadzeniem działalności. Pełna księgowość oraz rachunek bankowy spółki podlegają dokładnej analizie księgowego, dlatego koszty uzyskania przychodu są ściśle kontrolowane. Zaliczają się do nich: koszt wynajmu biura, zakup produktów, ubezpieczenie, koszty podróży, telefon komórkowy, koszt reklamy, usług poligraficznych, wyposażenia, sprzętu biurowego, komputerowego i oprogramowania. To, co w praktyce możemy odliczyć, zależy od profilu firmy, a także od tego czy jesteśmy rezydentem w UK czy prowadzimy spółkę LTD przebywając w Polsce.
Koszty w praktyce
Prowadząc firmę zdalnie, nie możemy wliczyć w koszty jej prowadzenia np. wynajmu biura. Jeżeli wynajmujemy biuro wirtualne obsługujące naszą korespondencję, wtedy może to zostać zakwalifikowane, jako koszt. Podobnie wygląda kilometrówka. Nie dojeżdżamy z domu do biura, więc ten koszt odpada. Wyjątkiem jest podróż służbowa, wyłącznie w celach biznesowych spółki. Wtedy możemy odliczyć koszt transportu, noclegów, wyżywienia. Musimy jednak wykazać, że poniesienie takich wydatków, było niezbędne dla uzyskania przychodu. Spotkania z klientem wymagające podróży, musza zostać udokumentowane biletami czy rachunkami. Zaproszenie klienta na kolację, nie może obejmować alkoholu, chyba, że jest on zwyczajowo podawany do posiłku. Jeżeli podróż wymaga wynajęcia
samochodu, lotu samolotem, czy jazdy pociągiem, musimy posiadać dowody w formie biletów.
Co można odliczyć?
Spółka LTD może używać i odliczać koszty jednego telefonu używanego do celów prywatnych i biznesowych. Aby wliczyć 100% kosztów z nim związanych do kosztów uzyskania przychodu, umowa z operatorem musi być zawarta ze spółką LTD, a nie osobą prywatną czy dyrektorem. Na spółkę można odliczyć wyłącznie jeden abonament. Gdy
zarejestrowany jest na dyrektora, wtedy musi on określić procent, w jakim telefon służy celom firmowym i do kosztów prowadzenia działalności wlicza się tylko niewielką część wydatków na abonament. Zakup sprzętu biurowo-komputerowego i jego naprawa, potwierdzone rachunkiem, zostaną uznane za koszty wtedy, gdy jest on niezbędny do funkcjonowania firmy. Do kosztów możemy wliczyć wydatki poniesione na ubezpieczenie i reklamę. Każdy dokument kosztowy powinien posiadać dokładne dane nabywcy, czyli naszej spółki Ltd.
Na co szczególnie zwrócić uwagę?
Dyrektorzy spółki LTD prowadzonej zdalnie, bez zakładu w Polsce, muszą pamiętać o tym, że wszelkie koszty ponoszone w kraju, mogą wskazywać, na posiadanie tu fizycznego zakładu. Wydatki na telefon u polskiego operatora na osobę prywatną, zakup wyposażenia do biura, itp., należy pokrywać z własnych środków. HMRC jest bardzo restrykcyjne w zaliczaniu kosztów uzyskania przychodów, więc wydatki muszą być wyłącznie związane z firmą i udokumentowane, by móc je odliczyć. Imprezy służbowe, prywatne zakupy, luksusowe przedmioty, wyjazdy na wakacje, to wydatki, które zostaną odrzucone przez urząd skarbowy. Prawo podatkowe w UK jest jasne i sprzyja rozwojowi działalności gospodarczej. Jednak wymaga od podatników uczciwości i restrykcyjnie jej przestrzega. Dlatego zanim zaliczymy wydatek do kosztów uzyskania przychodów, upewnijmy się, że rzeczywiście nim jest.
Poradnik przygotowała kancelaria TaxAngels.